Stato documenti

Lo stato dei documenti è vincolante al fine delle operazioni eseguibili sul documento stesso. I documenti possono assumere i seguenti stati:

·         Libero: tutti i documenti si trovano nello stato di Libero nel momento in cui vengono inseriti. Lo stato “Libero” è acquisibile anche a seguito del “Rimuovi emissione” del documento. E’ l’unico tipo di stato che permette la modifica del documento o la sua eliminazione.

·         Da stampare: sono documenti che hanno date e numero di protocollo assegnati ma con stato libero. (documenti per i quali è già stata fatta una stampa definitiva)

·         Ufficializzato: i documenti assumono automaticamente tale stato dopo aver eseguito l’operazione di stampa definitiva. (solo i documenti non contabilizzabili in prima nota o in valuta)

·         Pronto per contabilità: tale stato viene acquisito con la stampa definitiva se si tratta di documenti in valuta di competenza che prevedono la possibilità di essere contabilizzati in Prima nota. Per i documenti emessi in valuta viene acquisito dopo l’assegnazione del cambio.

·         Contabilizzato: possono assumere questo stato solo documenti che prevedono la possibilità di essere contabilizzati in Prima nota, dopo che è stata eseguita la funzione di “Contabilizzazione”. Generalmente si tratta di: Fatture, Fatture immediate, Note di accredito e Note di addebito emesse e ricevute.

Altri stati documento:

·         Stato pagamento: Da pagare, Pag. parziale, Pagato. Lo stato di pagamento viene aggiornato a seguito della creazione della partita (da documenti o da prima nota) e successivo incasso o pagamento della stessa.

·         Stato riga: Aperto, Evaso, In evasione. Tale condizione deriva dalla lettura dello stato delle righe del documento; pertanto se in un documento è presente almeno una riga non evasa, la condizione di tale documento risulterà essere “In evasione”.

Stato Riga

Le righe di tipo Solo importo e Percentuale possono essere evase solo una volta, la riga descrittiva è sempre evadibile e le righe Articolo e Articolo manuale sono evadibili per la quantità di riga.

Riepilogo modalità di evasione

I documenti possono essere evasi da testata documento tramite il menù Operazioni, funzione Evasione oppure tramite funzioni presenti a menù (Crea con filtro, Evasione per Spedizione, Creazione guidata).

Attenzione: i documenti ricevuti sono evadibili solo tramite le elaborazioni di tipo Creazione con filtro.

Riepilogo relazioni documenti

Ogni documento emesso o ricevuto a seconda della tipologia di appartenenza può generare altri documenti. A seguito della generazione viene creato un collegamento tra documento generante e generato.

Da un documento di tipo Cliente si può generare un documento di tipo Cliente; da un documento di tipo Fornitore si può generare un documento di tipo Fornitore; da un documento di tipo Interno si può generare un documento di tipo Interno o Fornitore.

Riepilogando: